Založení nového účetního roku 2018 v Money S3

Tento dokument popisuje kroky doporučené pro založení nového účetního roku 2018 v programu Money S3. Pro založení účetního roku použijte verzi 18.000 a vyšší.

Před založením nového roku si stáhněte poslední verzi Money S3:

Související dokumenty

Legislativní změny platné od 1. 1. 2018

Není Vám verze 18.000 a výš zatím dostupná? Stačí, když uhradíte službu „Podpora a aktualizace“.

I. Nastavení automatické synchronizace

Nový rok zakládejte ve verzi 18.000 a vyšší.

Před založením nového roku nastavte automatickou synchronizaci účetních konstant i účtové osnovy. Nastavení naleznete na kartě Money / Nápověda a kontakty / sekce Aktualizace Money S3 – Automaticky synchronizovat účetní konstanty a účtovou osnovu. Zkontrolujte, případně si nastavte na volbu Úč. konstanty i úč. osnovu.

Nastavení automatické synchronizace

II. Založení nového účetního roku

Na kartě Money / Výběr agendy / Přidat rok spustíte Průvodce přidáním nového účetního roku, s jehož pomocí založíte nový účetní rok pro příslušnou agendu. Na první straně zadejte účetní rok.

Založení nového účetního roku

Poznámka: Pokud je váš hospodářský rok jiný než kalendářní, nový účetní rok samozřejmě nebudete zakládat. Nicméně změny popisované v tomto dokumentu jsou platné i pro vás.

Na druhé straně průvodce zadejte, odkud chcete do nového roku převzít seznamy, jako jsou Předkontace apod. Doporučujeme je převzít z minulého účetního roku.

Dále vyberte další seznamy, které chcete převzít z předcházejícího roku. Doporučujeme převzít Konfiguraci uživatelského nastavení a Seznamy typů dokladů. Ostatní seznamy z této nabídky přeberte podle vlastního uvážení – např. pokud chcete i v novém účetním roce používat stejné členění na střediska, zaškrtněte také Seznam středisek atd.

Použít seznamy z minulého roku

Upozornění: Seznamy, které nepřeberete z minulého roku, Money S3 aktualizuje podle Připravených seznamů. Pokud přeberete Konfiguraci účetního roku z minulého roku (třeba proto, že si přejete přenést veškerá nastavení), program automaticky provede Synchronizaci účetních konstant.

Následně dokončete zbývající dva kroky Průvodce přidáním nového účetního roku. Poté program zkopíruje označené seznamy nového roku. V následujícím kroku potvrďte tlačítkem OK nastavení účetního roku. Program dokončí založení nového účetního roku a současně se do tohoto nového účetního roku přepne.

III. Nastavení nového účetního roku

1. Kontrola a nastavení seznamů

Zkontrolujte a případně upravte seznam Účtová osnova (menu Účetnictví / Nastavení / Účetní seznamy) a v závislosti na případných změnách v účtové osnově přizpůsobte seznam Předkontací a seznam Zaúčtování DPH (menu Účetnictví / Nastavení / Účetní seznamy).

Zkontrolujte a případně upravte seznamy Středisek, Zakázek a Činností, které najdete na kartě Money / Možnosti a nastavení / Správa seznamů. Nastavte Číselné řady pro všechny druhy dokladů (na kartě Money / Možnosti a nastavení). Pokud změníte Řadu (prefix) číselné řady, pak program sám automaticky vyhledá, ve kterých nastaveních se tato číselná řada v aktuálním účetním roce používá (Uživatelská konfigurace, Typy účetních dokladů, Typy vystavených faktur, Typy přijatých faktur, Typy skladových dokladů, Typy objednávkových dokladů) a nahradí ji novou číselnou řadou.

TIP: Pokud používáte v číselných řadách rok, doporučujeme ještě před založením roku 2018 v roce 2017 opravit číselné řady s použitím zástupných znaků “r“ z pole Dosazovat z roku. Při založení dalšího roku tak automaticky program číselné řady doplní podle aktuálního roku.

Nastavení číselných řad

V závislosti na úpravách předkontací a kontrolingových proměnných (Středisko, Zakázka, Činnost) zkontrolujte a v Typech dokladů nastavte nové či jiné změněné parametry (např. Předkontace, Středisko, Zakázka, Činnost). Typy účetních dokladů naleznete v menu Účetnictví / Nastavení / Účetní seznamy, Typy faktur na kartě Obchod / Doklady / Typy dokladů, Typy skladových dokladů na kartě Sklad / Nastavení / Skladové seznamy a Typy objednávek na kartě Obchod / Doklady / Typy dokladů.

2. Nastavení účetního roku

Na kartě Money / Možnosti a nastavení / Nastavení účetního roku proveďte kontrolu a případnou změnu konfigurace účetního roku.

Nastavení účetního roku

V Nastavení účetního roku můžete změnit způsob zaokrouhlování jednotlivých dokladů a případně další parametry týkající se nového účetního roku.

IV. Zahájení prací 1. ledna, respektive prvního pracovního dne nového roku

Podvojné účetnictví

1. Přecenění pohledávek a závazků

Přepněte se do minulého účetního roku. V případě, že používáte Cizí měny, nastavte jejich kurzy k datu 31. 12., resp. 1. 1., a to pro denní kurz na kartě Účetnictví / Pokladna a banka / Kurzy měn, nebo pro pevný kurz v seznamu Cizích měn na kartě Money / Možnosti a nastavení.

Karta cizí měny

Jestliže vystavujete či přijímáte faktury v cizích měnách, proveďte Přecenění pohledávek a závazků ještě před tím, než zadáte první úhrady těchto faktur v novém účetním roce, ale až poté, co provedete poslední úhrady v minulém účetním roce. Funkci Přecenění pohledávek a závazků k 31. 12. minulého roku spustíte v menu Účetnictví / Závěrkové operace.

Přecenění pohledávek a závazků

2. Převod počátečních stavů

V menu Účetnictví / Závěrkové operace spusťte funkci Uzavření roku a na kartě z nabídky pěti kroků použijte pouze funkci 3. Převod (jedná se o převod počátečního stavu salda, DPH a zůstatků na bankovních účtech a pokladnách). Ostatní funkce z nabídky Uzavření roku doporučujeme udělat až po definitivním ukončení závěrkových prací v účetnictví minulého účetního roku, což se může klidně protáhnout až do března či června.

Poznámka: Před převedením počátečních stavů do nového roku si zkontrolujte v Účtové osnově předešlého roku na všech účtech jejich nastavení pro převod zůstatku.

Uzavření roku

Jestliže vedete pokladny nebo bankovní účty v cizí měně, použijte pro jejich přecenění navíc i funkci 1 Přecenit. Po uskutečnění těchto kroků se můžete přepnout do nového účetního roku a začít pracovat.

Daňová evidence

1. Převod počátečních stavů

V menu Účetnictví / Závěrkové operace spusťte funkci Převod počátečních stavů do nového roku.

Před prvním provedením Převodu počátečních stavů do nového roku je nutné mít založený nový účetní rok 2018.

Převod počátečních stavů

Funkce převede do vybraného účetního roku stav bankovních účtů a pokladen, nastaví počáteční stav peněžních prostředků v Počátečním stavu peněžního deníku, naplní seznam Počátečního stavu přiznání DPH a převede i některé další seznamy důležité pro správnou funkci programu (např. předkontace neuhrazených faktur).

Počáteční stav peněžního deníku

Upozornění: Tuto operaci můžete provádět kdykoli i opakovaně v průběhu účetního období. Většinou je nutné ji provést vždy po opravě pokladního nebo bankovního dokladu v minulém účetním roce. Je však třeba mít na paměti, že v případě každého převodu jsou vámi dříve zapsané údaje vždy přepsány aktuálními!

V. Mzdy

Veškeré mzdové formuláře a konstanty pro zpracování mezd za leden 2018 budou k dispozici v lednové verzi 18.100.

VI. Cestovní náhrady

Upozornění: Pokud používáte modul Cestovní náhrady a vystavíte Cestovní příkaz přes přelom roku 2017 do roku 2018 (např. od 20. 12. 2017 do 5. 1. 2018), mějte prosím na paměti, že sazby náhrad v tuzemsku i v zahraničí se na Kartu cestovního příkazu (záložka Podrobnosti) načítají podle Data vystavení a nikoliv podle data začátku cesty, a to souhrnně pro celý Cestovní příkaz. Tyto sazby program použije na Cestovním příkazu při výpočtu náhrad. Pokud byste potřebovali uplatnit pro části cesty rozdílné sazby podle roku, ve kterém probíhaly, musíte udělat Cestovní příkazy dva, případně ručně opravit výši náhrad spočítanou programem.