Založení nového účetního roku 2013 v Money S3 – jediná sazba DPH

Tento dokument popisuje kroky doporučené pro založení nového účetního roku 2013 v programu Money S3 pro variantu jednotné sazby DPH (17,5%).

Aktuální informace 17. prosince 2012

Vážení uživatelé,
protože dosud nevíme, jaká sazba DPH bude platit od 1. ledna 2013, a podle všeho to neví ani Poslanecká sněmovna, ani prezident Václav Klaus, nemůžeme vám dnes nabídnout Money S3 s konkrétní legislativou platnou k Novému roku a tedy ani jediný návod na založení nového roku. Na situaci jsme však připraveni a máme nachystané dvě odlišné verze Money S3 s různými daňovými sazbami. Protože až do schválení případných změn platí jednotná sazba 17,5 %, verzi s touto výší DPH si můžete stáhnout na obvyklém místě z našich internetových stránek. Níže následuje návod pro založení nového roku v této verzi.

Pokud však před koncem roku bude schválen a podepsán nový zákon, zveřejníme obratem odlišnou verzi Money S3 (13.021) a aktualizujeme změní tohoto návodu.

Nový číselník finančních úřadů

K 1. lednu 2013 nabude účinnosti již platný zákon č. 456/2011 Sb., o Finanční správě České republiky, který mění číselník finančních úřadů. Ze současných 199 finančních úřadů bude od 1. ledna 2013 pověřeno výběrem daní pouze 14 úřadů umístěných podle správního (krajského) uspořádání České republiky a dále specializovaný finanční úřad se sídlem v Praze, který vznikl již k 1. 1. 2012.

V praxi to znamená, že dřívější finanční úřady byly sloučeny podle krajské příslušnosti do čtrnácti „krajských“ úřadů, které obdržely nové bankovní účty. Bankovní účet se skládá z předčíslí (určuje druh daně, kterou poplatník platí), matrikové části a kódu banky. Předčíslí ani kód banky se nemění, zůstávají stejné, a mění se pouze matriková část (tj. vlastní číslo účtu).

Podrobnosti lze nalézt na stránkách Ministerstva financí
Předčíslí pro druh daně naleznete zde.

Řešení v Money S3: V sestavách, ve kterých se musí uvádět finanční úřad (Přiznání k DPH, Souhrnné hlášení, Výpis z evidence k režimu přenesení daňové povinnosti) vyberte v průvodci v poli Finanční úřad odpovídající hodnotu z číselníku. Z důvodů zpětné kompatibility zůstaly v seznamu zachované i původní finanční úřady, které jsou uvedené na konci, oddělené mezerou.

Tisk přiznání k DPH

Pokud používáte k zadání platby daně záznam z Adresáře, kde máte příslušný finanční úřad uložený jako firmu, změňte také jeho bankovní účet.

Bankovní účet na kartě Adresáře

UPOZORNĚNÍ: Podle zákona změna platí již od 1. 1. 2013, což znamená, že i lednové platby za prosinec minulého roku podléhají této změně. Je třeba zmínit i to, že platby finančnímu úřadu se mohou týkat nejen DPH, ale i záloh a vyúčtování mezd či jiných druhů daně.

Založení nového účetního roku

Nainstalujte si verzi Money S3 13.017. Tato verze je součástí služby Podpora a Aktualizace 2013, stáhnout ji mohou jen uživatelé s aktivní a zaplacenou službou.

Na kartě Money / Možnosti a nastavení / Výběr agendy / Přidat rok spustíte Průvodce přidáním nového účetního roku, s jehož pomocí založíte nový účetní rok pro příslušnou agendu. Na první straně zadejte účetní rok.

Založení nového roku

POZNÁMKA: Pokud je váš hospodářský rok jiný než kalendářní, nový účetní rok samozřejmě nebudete zakládat. Nicméně změny popisované v tomto dokumentu jsou platné i pro vás.

Na druhé straně průvodce zadejte, odkud chcete do nového roku převzít seznamy jako je Účtová osnova, Předkontace apod. Doporučujeme je převzít z minulého účetního roku.

Použít seznamy z minulého roku

Dále vyberte další seznamy, které chcete převzít z předcházejícího roku. Doporučujeme převzít Konfiguraci uživatelského nastavení a Seznamy typů dokladů. Ostatní seznamy z této nabídky přeberte podle vlastního uvážení – např. pokud chcete i v novém účetním roce používat stejné členění na střediska, zaškrtněte také Seznam středisek atd.

Seznamy z minulého roku

UPOZORNĚNÍ: Seznamy, které nepřeberete z minulého roku, Money S3 aktualizuje podle Připravených seznamů. Z tohoto důvodu nepřebírejte z minulého roku Konfiguraci účetního roku, neboť se v roce 2013 mění sazby DPH. V připravených seznamech jsou nachystané varianty sazby daně DPH (jednotná sazba 17,5%). Pokud přesto Konfiguraci účetního roku přeberete z minulého roku (třeba proto, že si přejete přenést veškerá nastavení), proveďte následně Synchronizaci účetních konstant (viz kapitola Kontrola konfigurace).

Následně dokončete zbývající dva kroky Průvodce přidáním nového účetního roku. Poté program zkopíruje označené seznamy nového roku. V následujícím kroku potvrďte tlačítkem OK nastavení účetního roku. Program dokončí založení nového účetního roku a současně se do tohoto nového účetního roku přepne.

Nastavení nového účetního roku

1. Kontrola a nastavení seznamů

Zkontrolujte a případně upravte seznam Účtová osnova (menu Účetnictví / Nastavení / Účetní seznamy) a v závislosti na případných změnách v účtové osnově přizpůsobte seznam Předkontací (menu Účetnictví / Nastavení / Účetní seznamy). Zkontrolujte a případně upravte seznamy Středisek, Zakázek a Činností, které najdete na kartě Money / Možnosti a nastavení / Správa seznamů. Nastavte Číselné řady pro všechny druhy dokladů (na kartě Money / Možnosti a nastavení). Pokud změníte Řadu (prefix) číselné řady, pak program sám automaticky vyhledá, ve kterých nastaveních se tato číselná řada v aktuálním účetním roce používá (Uživatelská konfigurace, Typy účetních dokladů, Typy vystavených faktur, Typy přijatých faktur, Typy skladových dokladů, Typy objednávkových dokladů) a nahradí ji novou číselnou řadou. V závislosti na úpravách předkontací a kontrolingových proměnných (Středisko, Zakázka, Činnost) zkontrolujte a v Typech dokladů nastavte nové či jiné změněné parametry (např. Předkontace, Středisko, Zakázka, Činnost). Typy účetních dokladů naleznete v menu Účetnictví / Nastavení / Účetní seznamy, Typy faktur na kartě Obchod / Doklady / Typy dokladů, Typy skladových dokladů na kartě Sklad / Nastavení / Skladové seznamy a Typy objednávek na kartě Obchod / Doklady / Typy dokladů.

2. Kontrola konfigurace

Na kartě Money / Možnosti a nastavení / Nastavení účetního roku proveďte kontrolu a případnou změnu konfigurace účetního roku. Nezapomeňte přitom na kontrolu sazeb DPH.

V případě jednotné sazby daně DPH musí být v poli Snížená sazba DPH zadaná hodnota Vypnuto. Pokud tomu tak není, vyberte tuto možnost z roletové nabídky. Jestliže ji zde nenajdete, spusťte funkci Synchronizace účetních konstant, kterou najdete na kartě Nástroje. Tuto synchronizaci proveďte i tehdy, pokud jste založili rok 2013 v jiné verzi Money S3 než ve verzi č. 13.017.

Nastavení účetního roku

UPOZORNĚNÍ: Bude-li v daném účetním roce nastavená jednotná sazba DPH, přestane snížená sazba DPH de facto existovat. To se projeví především na kartách daňových dokladů (a v jejich případných položkách), kdy sazbu nebude možné vůbec zadat.

Vystavená faktura

Položka faktury

Zároveň se při tisku vystavovaných dokladů upraví tiskové formuláře tak, aby bylo patrné, že doklady obsahují pouze jednotnou sazbu daně. Přijatých dokladů se tato úprava netýká.

Náhled tisku faktury

Vzhledem k tomu, že se konfigurace přebírá z minulého účetního roku, je nutná aktualizace Časově rozlišitelných parametrů mezd v záložce Mzdy. Aktualizaci tohoto seznamu proveďte pomocí funkce Synchronizace účetních konstant, kterou najdete na kartě Nástroje. Dále můžete v Nastavení účetního roku změnit způsob zaokrouhlování jednotlivých dokladů a případně další parametry týkající se nového účetního roku.

UPOZORNĚNÍ: Vlastní synchronizace proběhne až po stisku tlačítka Synchronizovat na kartě Synchronizace účetních konstant. Volitelně můžete synchronizovat i účetní osnovu.

Synchronizace

Zahájení prací 1. ledna, respektive prvního pracovního dne nového roku

Zásoby – DPH pro nákup a prodej

U skladových zásob, které prodáváte či nakupujete, změňte výši snížené i základní sazby na jednotnou hodnotu 17,5 % (menu Sklad / Správa skladu / Hromadné operace / Změna sazby DPH). Předtím doporučujeme provést zálohu, viz níže.

Změna sazby DPH

Změna sazby DPH

DOPORUČENÍ: Protože nelze vyloučit situaci, že později v roce 2013 začnou opět platit sazby dvě (základní i snížená), doporučujeme archivovat informace o tom, které zásoby se nacházely ve snížené a základní sazbě DPH. Toho nejlépe dosáhnete exportem do XLS (funkci Export do Excelu najdete na seznamu v místní nabídce po stisku pravého tlačítka myši) ze seznamu Kmenových karet (Sklad / Nastavení / Skladové seznamy), kde si zvolíte rozhodující sloupce pro identifikaci zásoby (Číslo, Popis, Zkratka atd.) a hodnoty sazeb DPH pro prodej a nákup (DPH nákup, DPH prodej). Pokud máte pro jednotlivé zásoby stejných kmenových karet odlišné nastavení, je třeba export provést ze všech seznamů Zásob na skladě pro všechny sklady (Sklad / Zásoby na skladě / Aktuální sklad).

Celý postup zálohy a jejího obnovení popisujeme v samostatném dokumentu.

Pro export ze seznamu zásob hovoří i možnost zpětného importu těchto údajů pomocí funkce Import z Excelu v seznamu zásob. Důležité pro tento zpětný import je to, aby v exportovaných datech byla zahrnutá i některá z klíčových proměnných (Katalog, Zkratka, PLU, Čárový kód), podle které pak import probíhá. Sklad zadáváte až při importu (výběrem ze Seznamu skladů), takže je nutné provést export pro všechny sklady (sklad můžete odlišit názvem exportního souboru).

UPOZORNĚNÍ: Máte-li definované prodejní ceny některých zásob S DPH, mějte na paměti, že zvýšením či snížením této sazby na jednotnou sazbu 17,5 % se změní výše základu DPH příslušné zásoby!

Tutéž akci můžete provést volitelně i pomocí funkce Hromadné operace / Změna konfiguračních údajů zásoby, která je přístupná na kartě Sklad / Správa skladu nebo přímo v seznamu Zásoby na skladě.

Přecenění pohledávek a závazků

Přepněte se do minulého účetního roku. V případě, že používáte Cizí měny, nastavte jejich kurzy k datu 31. 12., resp. 1. 1., a to pro denní kurz na kartě Účetnictví / Pokladna a banka / Kurzy měn, nebo pro pevný kurz v seznamu Cizích měn na kartě Money / Možnosti a nastavení.

Karta cizí měny

Jestliže vystavujete či přijímáte faktury v cizích měnách, proveďte Přecenění pohledávek a závazků ještě před tím, než zadáte první úhrady těchto faktur v novém účetním roce, ale až poté, co provedete poslední úhrady v minulém účetním roce. Funkci Přecenění pohledávek a závazků k 31. 12. minulého roku spustíte v menu Účetnictví / Závěrkové operace.

Přecenění pohledávek a závazků

V menu Účetnictví / Závěrkové operace spusťte funkci Uzavření roku a na kartě z nabídky pěti kroků použijte pouze funkci 3. Převod (jedná se o převod počátečního stavu salda, DPH a zůstatků na bankovních účtech a pokladnách). Ostatní funkce z nabídky Uzavření roku doporučujeme udělat až po definitivním ukončení závěrkových prací v účetnictví minulého účetního roku, což se může klidně protáhnout až do března či června.

POZNÁMKA: Před převedením počátečních stavů do nového roku si zkontrolujte v účtové osnově předešlého roku na všech účtech jejich nastavení pro převod zůstatku.

Uzavření roku

Jestliže vedete pokladny nebo bankovní účty v cizí měně, použijte pro jejich přecenění navíc i funkci 1 Přecenit. Po uskutečnění těchto kroků se můžete přepnout do nového účetního roku a začít pracovat.

V. Cestovní náhrady

UPOZORNĚNÍ: Pokud používáte modul Cestovní náhrady a vystavíte Cestovní příkaz přes přelom roku 2012 do roku 2013 (např. od 20. 12. 2012 do 5. 1. 2013), mějte prosím na paměti, že sazby náhrad v tuzemsku i v zahraničí se na Kartu cestovního příkazu (záložka Podrobnosti) načítají podle Data vystavení a nikoliv podle data začátku cesty, a to souhrnně pro celý Cestovní příkaz. Tyto sazby program použije na Cestovním příkazu při výpočtu náhrad. Pokud byste potřebovali uplatnit pro části cesty rozdílné sazby podle roku, ve kterém probíhaly, musíte udělat Cestovní příkazy dva, případně ručně opravit výši náhrad spočítanou programem.